Sistemas de gestión a la medida
El ciclo completo: datos maestros, cotización, proyectos, compras, producción, despachos, nómina, costos, facturación y cartera. Se construye por etapas y arranca con los datos históricos reales de la empresa.
Sistemas empresariales con IA
Su empresa factura millones. Su operación vive en Excel y WhatsApp.
Construimos el sistema que ordena su operación completa, del presupuesto al cobro, con inteligencia artificial trabajando adentro.
27
Módulos
4
Semanas
0
Licencias
Sistema de gestión a la medida
Del presupuesto al cobro, construido sobre la forma de trabajar que ya tiene su empresa.
Medición y optimización
Rendimiento por frente y por persona, alertas de inventario y cuellos de botella a la vista.
Agentes y automatización
Atienden WhatsApp, leen facturas y remisiones, y quitan de encima la digitación.
Análisis de precios unitarios
Cotización y contratos
Compras e inventario
Despachos y remisiones
Nómina y costos por proyecto
Facturación y cartera
Agentes de IA
Tableros de dirección
Monitoreo continuo
Optimización de procesos
Análisis de precios unitarios
Cotización y contratos
Compras e inventario
Despachos y remisiones
Nómina y costos por proyecto
Facturación y cartera
Agentes de IA
Tableros de dirección
Monitoreo continuo
Optimización de procesos
El diagnóstico
La información existe.
El problema es que está regada.
Nadie en la empresa está haciendo mal su trabajo. Lo que falta es un lugar donde todo eso se junte y se pueda leer sin llamar a tres personas.
Cómo se ve hoy
- El presupuesto vive en un Excel que solo entiende quien lo armó.
- Los costos están en cinco lugares y cruzarlos toma días.
- Remisiones, actas y órdenes se llenan a mano y se pierden.
- El margen real de un proyecto se sabe cuando ya cerró.
- Si esa persona falta, la operación se frena.
Cómo queda después
- Un solo tablero muestra el estado real, hoy, sin pedirlo.
- Los módulos se alimentan entre sí, sin volver a digitar.
- Los documentos salen del sistema, numerados y estandarizados.
- La desviación aparece cuando todavía se puede corregir.
- El conocimiento queda en la empresa, no en una cabeza.
El costo de no tenerlo no aparece en ningún estado financiero.
Se paga en obras cotizadas por debajo del costo, en horas de personal cruzando archivos y en decisiones tomadas con información de hace tres semanas.
Qué construimos
Un sistema propio que además de registrar la operación la mide, la vigila y le muestra dónde está perdiendo tiempo, plata y personal.
Medición de rendimiento
Cuánto produce cada frente, cada proyecto y cada persona, y cuánto cuesta. La eficiencia deja de ser una impresión y pasa a ser un número.
Alertas y recordatorios
El sistema avisa antes, no después.
- Existencias por debajo del punto de reorden
- Cartera vencida y pagos por cobrar
- Tareas y aprobaciones que no avanzan
Inventario vigilado
Existencias en tiempo real por bodega y por obra. Se ve qué está inmovilizado, qué se está comprando dos veces y qué va a faltar la próxima semana.
Optimización de procesos
El sistema registra cuánto se demora cada paso. Con eso salen a la luz los cuellos de botella, los reprocesos y los pasos que se pueden eliminar.
Agentes de IA
Atienden WhatsApp, cotizan, agendan, leen facturas y remisiones sin digitar, y escalan a una persona cuando toca.
Integraciones y automatización
Conectamos lo que ya usa: contabilidad, tienda en línea, transportadoras, WhatsApp y correo. Lo que hoy se pasa a mano de un lado al otro deja de pasarse a mano.
Qué se logra con cada módulo
Un módulo no se justifica porque exista una pantalla nueva. Se justifica porque algo que hoy cuesta tiempo o plata deja de costarlo. Esto es lo que cambia en cada área.
Comercial
Qué se implementaCatálogo de insumos con precios, análisis de precios unitarios, cotizador con AIU e IVA, contratos y seguimiento de propuestas enviadas.
- Cotizar deja de ser un día de trabajoEl armado del Excel desaparece. Se escogen los ítems y el sistema calcula el resto.
- El precio sale del costo de hoySe acaba el riesgo de cotizar con una hoja de hace seis meses y perder el margen en la propia propuesta.
- Cotiza más de una personaDeja de depender de quien domina el archivo. Cualquiera con permiso puede sacar una cotización correcta.
Operación
Qué se implementaProyectos y frentes de obra, requerimientos de material, órdenes de compra, producción en planta, despachos y remisiones.
- Cada despacho queda documentado soloRemisión con consecutivo y formato oficial, emitida desde el sistema. Sin llenar papeles a mano ni perderlos.
- Se compra antes de que frene la obraEl requerimiento sale del proyecto, no de una llamada. El material se pide con tiempo.
- El avance se consulta, no se preguntaSe deja de llamar al residente para saber en qué va cada frente.
Inventario
Qué se implementaExistencias en tiempo real por bodega y por obra, punto de reorden por insumo, alertas de faltante y control de material inmovilizado.
- Deja de comprarse lo que ya estaba en bodegaLa compra duplicada es una de las fugas más caras y más invisibles. Aquí se corta de raíz.
- El faltante avisa con días de anticipaciónLa alerta llega cuando todavía se puede pedir, no el día que el frente se detuvo.
- Se ve cuánta plata está quietaEl material inmovilizado aparece valorizado, con cuánto tiempo lleva sin moverse.
Personal
Qué se implementaAsistencia, nómina con los recargos de ley, y asignación del costo laboral a cada proyecto o frente de trabajo.
- Se sabe cuánto costó la mano de obra de cada obraEl costo laboral deja de ser una bolsa común y se reparte donde de verdad se gastó.
- La liquidación deja de armarse a manoRecargos, horas extra y novedades se calculan solos cada periodo.
- Los frentes se comparan con datosCuánto produjo cada equipo y a qué costo, en vez de la percepción de quién rinde más.
Financiero
Qué se implementaComparación de costo real contra presupuesto, actas de avance, facturación y control de cartera con alertas de vencimiento.
- El margen se ve durante la obraDeja de conocerse al cierre, cuando ya no hay nada que corregir.
- El acta y la factura salen del mismo lugar que registró el trabajoSe acaba la diferencia entre lo que se ejecutó, lo que se facturó y lo que quedó escrito.
- La cartera vencida se muestra solaNadie tiene que acordarse de revisarla. El sistema avisa.
Dirección
Qué se implementaTableros de indicadores, informes comparativos por periodo y reportes de rendimiento por proyecto, área y persona.
- La reunión empieza con los números listosSe acaba el "déjame armo el archivo y te lo mando" antes de cada junta.
- Se compara mes contra mes sin consolidar nadaEl histórico está adentro. La comparación es un clic, no un trabajo de dos días.
- Se decide con datos de hoyLa información deja de llegar con tres semanas de retraso a quien toma las decisiones.
Sistema en producción
Esto no es una maqueta.
Pantallas de un sistema que hoy usa una empresa real, todos los días. Los datos que se muestran son ficticios para proteger la información del cliente.
Análisis de precios unitarios
Materiales, mano de obra, equipos y aportes desglosados por ítem. El costeo que hoy está en un Excel, adentro del sistema.
Cotización completa
Varios ítems, AIU e IVA calculados en vivo. Se imprime lista para enviar al cliente.
Remisión de despacho
Documento con consecutivo y códigos oficiales, con el formato que ya usa la empresa.
Tablero de avance
El estado de cada módulo, visible para la dirección desde adentro del sistema.
En una reunión de 30 minutos mostramos el sistema funcionando y, si nos comparten un formato suyo, lo cargamos en vivo para que vea cómo se vería con sus datos.
Una empresa de estructuras metálicas, 50 empleados, 8 frentes de obra
Diez años operando con Excel, formatos impresos y experiencia acumulada. Replicamos su motor de costos exactamente como lo tenían, conectamos el ciclo de cotización a factura y lo pusimos a andar con los datos históricos reales desde la primera semana.
13
Ajustes aplicados en dos días
Cuando el sistema es propio, un cambio que pidió la operación entra esta semana, no el próximo trimestre.
Sin esperar
Margen visible durante la obra
Antes el margen real se conocía al cierre. Ahora se compara presupuesto contra costo real mientras la obra corre.
QMS
Formatos integrados
Los formatos del sistema de calidad quedaron dentro del software, con sus versiones y consecutivos.
No publicamos nombres ni cifras de clientes. Las referencias se dan en reunión, directamente con la dirección.
Rápido de construir,
serio de implementar.
El software se hace rápido. Lo que toma tiempo es que la gente lo use de verdad, y esa es la parte que acompañamos.
Levantamiento
Nos sentamos con su equipo, revisamos los Excel que ya usan, los formatos impresos y el proceso real. No el que dice el manual: el que ocurre.
Sin costo
Núcleo
Construimos los módulos base y los cargamos con datos históricos reales desde el día uno. Nadie prueba con datos de mentira.
Primeras 4 semanas
Ampliación
Se suma el resto de la operación, se crean los perfiles de usuario y se capacita al equipo con guías hechas sobre su propio sistema.
Por etapas, según prioridad
Prueba en campo
30 días de uso real antes de dar un módulo por terminado. Si algo no encaja con la operación, se ajusta ahí, no después.
30 días por módulo
Soporte
Acompañamiento mensual, respaldos verificados y mejoras continuas. Contrato mes a mes, sin permanencia.
Continuo
Después de la entrega
El sistema no termina cuando se entrega.
Ahí empieza la parte que devuelve la inversión: vigilar que todo corra, encontrar dónde se está perdiendo tiempo y corregirlo mes a mes.
Lo que medimos cada mes
- Horas de digitación y de cruce de archivos que dejaron de hacerse
- Tiempo entre la solicitud del cliente y la cotización enviada
- Desviaciones de costo detectadas antes del cierre del proyecto
- Documentos emitidos sin reproceso ni corrección posterior
- Inventario inmovilizado y compras repetidas que se evitaron
La línea base se fija durante el primer mes con los datos de su operación. No prometemos porcentajes antes de medir: los números del informe salen de su propio sistema.
Monitoreo continuo
El sistema se vigila solo. Si un proceso se cae, se demora más de lo normal o un respaldo no corrió, nosotros nos enteramos antes que usted. No hay que esperar a que alguien reporte que "el programa está lento".
Optimización de procesos
El propio sistema muestra dónde se atasca la operación: qué aprobación se demora, qué paso se repite, qué información se pide dos veces. Con eso sobre la mesa se simplifica el proceso, no solo el software.
Informe de rendimiento a la dirección
Cada mes, un informe corto y en lenguaje de negocio: qué mejoró contra el mes anterior, qué no se movió, qué se va a ajustar y qué necesitamos de la empresa. Sin jerga técnica y sin adornar los resultados flojos.
Dónde aparece el ahorro
El retorno no es una promesa de marketing, es una resta. Horas de personal liberadas, reprocesos que dejaron de pagarse, compras duplicadas evitadas y márgenes que antes se perdían por cotizar con costos viejos.
Lo que nos separa
No es un software que se alquila.
Sin licencias por usuario
Que entren diez personas más al sistema no le cambia la factura. Crecer no debería costarle más caro cada mes.
Su información es suya
Todo se exporta en formatos abiertos y los datos viven en un servidor de la empresa. Nadie le secuestra la operación.
Personalización real
Replicamos su forma de trabajar. Su equipo no tiene que cambiar el proceso para que el software le sirva.
Paneles autogestionables
Precios, catálogos, textos y formatos los actualiza su gente, sin llamarnos ni pagar una hora de desarrollo.
Cada sistema se cotiza a la medida
No publicamos listas de precios porque no vendemos un producto de estantería. El valor depende de cuántos procesos entran, qué tan compleja es la migración y en cuántas etapas se quiere hacer.
- El diagnóstico va sin costoRevisamos la operación y entregamos el alcance por escrito antes de que usted decida nada.
- Se paga por etapasCada pago mensual va contra entregables acordados. Si una etapa no se entrega, no se cobra.
- Sin costos escondidosNo hay licencias adicionales ni cobros por usuario nuevo. Lo que se acuerda es lo que se paga.
- Sin permanenciaEl soporte se contrata mes a mes. La continuidad depende de los resultados, no de una cláusula.
Preguntas frecuentes
¿Nos toca cambiar la forma en que trabajamos?
No. El punto de partida es su proceso actual: sus Excel, sus formatos, sus consecutivos. El sistema replica eso. Si en el camino encontramos algo que se puede simplificar, se lo proponemos, pero la decisión es suya.
Toda nuestra información está en Excel. ¿Se pierde?
Se migra. De hecho arrancamos con sus datos históricos reales cargados, porque un sistema con datos de prueba no se puede evaluar. En varias implementaciones esa migración ha servido además para encontrar errores de años en las hojas originales.
Nuestro personal no es tecnológico. ¿Lo van a usar?
Es la preocupación más común y la trabajamos de tres formas: pantallas diseñadas sobre los formatos que ya conocen, capacitación por perfil y guías hechas sobre su propio sistema. La prueba en campo de 30 días existe justamente para eso.
¿Podemos empezar por una sola área?
Sí, y es lo que recomendamos. Se arranca por el área donde más duele, normalmente costos o cotización, y se amplía por etapas cuando esa parte ya está andando.
¿Dónde quedan alojados nuestros datos?
En un servidor propiedad de la empresa, con respaldos automáticos verificados. No quedan dentro de una plataforma nuestra de la que después haya que rescatarlos.
¿La inteligencia artificial es indispensable?
No lo es, y no se cobra como un extra de moda. La usamos donde ahorra trabajo medible: leer facturas y remisiones sin digitar, atender WhatsApp fuera de horario, anticipar desviaciones de costo. Si en su operación no aporta, no se incluye.
¿Cómo sabemos que la inversión se está devolviendo?
Durante el primer mes fijamos la línea base con los datos de su operación: cuánto tiempo toma hoy cotizar, cuántas horas se van digitando, cuántos documentos se rehacen. De ahí en adelante cada informe mensual compara contra ese punto de partida. Si un indicador no se movió, aparece en el informe igual que los que sí mejoraron.
¿Quién vigila que el sistema no se caiga?
Nosotros, de forma automática. Hay alertas cuando un proceso falla, cuando se demora más de lo normal o cuando un respaldo no corrió. Su equipo no debería ser el que nos avise que algo dejó de funcionar.
Si dejamos el soporte, ¿el sistema deja de funcionar?
No. El sistema sigue operando y la información es suya, exportable en formatos abiertos. El contrato de soporte cubre mejoras, respaldos y acompañamiento, no el derecho a usar lo que ya se pagó.
Media hora para ver su operación en un sistema
Revisamos cómo trabajan hoy y le mostramos el sistema funcionando. Si nos comparte un formato suyo, lo cargamos en vivo durante la reunión.
- DiagnósticoRevisamos la operación real y dónde se está perdiendo información.
- PropuestaAlcance, entregables y cifras por escrito, con etapas y fechas.
- Usted decideLa reunión y el diagnóstico no tienen costo ni compromiso.